Fatturazione elettronica: ecco come funziona

In questi ultimi anni, il progresso tecnologico ha migliorato, semplificato e velocizzato diverse attività professionali. L'uso dei computer e di internet ha permesso a quelle commerciali, ad esempio, di potersi espandere con una maggiore facilità, migliorando diversi aspetti di questo ambito assai importante per i cittadini ed i Paesi. Anche l'Italia ha visto un considerevole salto di qualità da questo punto di vista, anche grazie all'avvio, da parte delle amministrazioni statali, di un uso maggiore e diffuso dei mezzi digitali.

Un esempio, tra i tanti che si potrebbero fare, può essere considerato la fatturazione elettronica, che presto diverrà pienamente operativa nel nostro Paese e permetterà di semplificare e velocizzare diverse operazioni contabili e commerciali di vari soggetti e dell'amministrazione statale. Cerchiamo comunque di capire in cosa consista tutto questo, quali i soggetti interessati e le modalità di funzionamento.

Cos'è questo nuovo tipo di fatturazione

Questa non è altro che un sistema digitale moderno e veloce che consente di emettere, trasmettere e conservare in maniera elettronica appunto delle fatture, in sostituzione del vecchio sistema cartaceo. Dal 1° Gennaio 2019, in pratica, le fatture emesse in occasione di prestazioni di servizi o cessioni di beni effettuate tra diversi soggetti residenti o stabiliti nel nostro Paese dovranno essere soltanto elettroniche.

Tale obbligo riguarda e varrà sia nel caso la prestazione o la cessione di un bene sia effettuata tra due operatori Iva, quindi le cosiddette operazioni B2B (Business to Business), e sia da un operatore Iva nei confronti di un consumatore finale, cosiddette operazioni B2C (Business to Consumer). Il formato in cui questo genere di fatture dovranno essere create, trasmesse ed archiviate sarà uno particolare, denominato Xml, già in uso in altre realtà europee e che permette di verificare tutte le informazioni presenti all'interno di esse e la loro conformità alla legge.

Come funziona questa procedura digitale

Per realizzare una fattura elettronica bisognerà possedere un computer, uno smartphone oppure un tablet e, per mezzo di un programma apposito, si trasmetterà attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Quest'ultimo non solo fungerà da mezzo di trasmissione, ma verificherà inoltre che la stessa fattura contenga i dati fiscali obbligatori, l'indirizzo digitale del destinatario (la Pec) e l'esistenza delle partite Iva di fornitore e cliente o il codice fiscale di quest'ultimo.

L'Agenzia delle Entrate, al fine di facilitare la procedura, offre in maniera gratuita, a coloro che sono obbligati all'emissione della fattura elettronica, diversi strumenti per la loro predisposizione, tra cui un percorso web guidato sul sito della stessa agenzia, un programma dedicato che si può scaricare sul computer o, ancora, direttamente una app per smartphone o tablet, presente e scaricabile dallo store dell'Android e dell'Apple. Altrimenti, è anche possibile scegliere dei software a pagamento, realizzati da aziende private, e simili a quelli proposti dall'agenzia statale.

Comunque, una volta compilati tutti i campi obbligatori, il programma verifica e salva il file della fattura. Sigillata questa, cioè assicurata l'integrita del file predisposto, la si invierà al SdI, che verificherà a sua volta l'esatta compilazione della stessa e spedirà il tutto al recapito telematico del cliente destinatario, a cui non resta che conservare il documento. Tuttavia, anche in questo caso, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio che permette la conservazione delle fatture, sia emesse che ricevute.

I soggetti interessati

Sono obbligati alla realizzazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche tutti i fornitori della Pubblica Amministrazione, ad esempio. Al tempo stesso, tali fornitori devono adottare la medesima procedura anche con soggetti privati e quindi sia con professionisti che società. Di conseguenza, la platea coinvolta in questa procedura risulta essere davvero ampia e variegata.

Coloro che, invece, possono essere esonerati dall'uso di tale fattura elettronica sono gli operatori rientranti nel "regime di vantaggio" (lavoratori ed imprese autonome), quelli del "regime forfettario" ed i piccoli produttori agricoli. Tuttavia, nel caso in cui la si volesse adottare, i primi due gruppi possono anche effettuare questo tipo di fatturazione digitale.