Fatturazione elettronica: ecco come funziona

In questi ultimi anni, il progresso tecnologico ha migliorato, semplificato e velocizzato diverse attività professionali. L'uso dei computer e di internet ha permesso a quelle commerciali, ad esempio, di potersi espandere con una maggiore facilità, migliorando diversi aspetti di questo ambito assai importante per i cittadini ed i Paesi. Anche l'Italia ha visto un considerevole salto di qualità da questo punto di vista, anche grazie all'avvio, da parte delle amministrazioni statali, di un uso maggiore e diffuso dei mezzi digitali.

Un esempio, tra i tanti che si potrebbero fare, può essere considerato la fatturazione elettronica, che presto diverrà pienamente operativa nel nostro Paese e permetterà di semplificare e velocizzare diverse operazioni contabili e commerciali di vari soggetti e dell'amministrazione statale. Cerchiamo comunque di capire in cosa consista tutto questo, quali i soggetti interessati e le modalità di funzionamento.

Cos'è questo nuovo tipo di fatturazione

Questa non è altro che un sistema digitale moderno e veloce che consente di emettere, trasmettere e conservare in maniera elettronica appunto delle fatture, in sostituzione del vecchio sistema cartaceo. Dal 1° Gennaio 2019, in pratica, le fatture emesse in occasione di prestazioni di servizi o cessioni di beni effettuate tra diversi soggetti residenti o stabiliti nel nostro Paese dovranno essere soltanto elettroniche.

Tale obbligo riguarda e varrà sia nel caso la prestazione o la cessione di un bene sia effettuata tra due operatori Iva, quindi le cosiddette operazioni B2B (Business to Business), e sia da un operatore Iva nei confronti di un consumatore finale, cosiddette operazioni B2C (Business to Consumer). Il formato in cui questo genere di fatture dovranno essere create, trasmesse ed archiviate sarà uno particolare, denominato Xml, già in uso in altre realtà europee e che permette di verificare tutte le informazioni presenti all'interno di esse e la loro conformità alla legge.

Come funziona questa procedura digitale

Per realizzare una fattura con metodo di fatturazione elettronica bisognerà possedere un computer, uno smartphone oppure un tablet e, per mezzo di un programma apposito, si trasmetterà attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Quest'ultimo non solo fungerà da mezzo di trasmissione, ma verificherà inoltre che la stessa fattura contenga i dati fiscali obbligatori, l'indirizzo digitale del destinatario (la Pec) e l'esistenza delle partite Iva di fornitore e cliente o il codice fiscale di quest'ultimo.

L'Agenzia delle Entrate, al fine di facilitare la procedura, offre in maniera gratuita, a coloro che sono obbligati all'emissione della fattura elettronica, diversi strumenti per la loro predisposizione, tra cui un percorso web guidato sul sito della stessa agenzia, un programma dedicato che si può scaricare sul computer o, ancora, direttamente una app per smartphone o tablet, presente e scaricabile dallo store dell'Android e dell'Apple. Altrimenti, è anche possibile scegliere dei software a pagamento, realizzati da aziende private, e simili a quelli proposti dall'agenzia statale.

Comunque, una volta compilati tutti i campi obbligatori, il programma verifica e salva il file della fattura. Sigillata questa, cioè assicurata l'integrita del file predisposto, la si invierà al SdI, che verificherà a sua volta l'esatta compilazione della stessa e spedirà il tutto al recapito telematico del cliente destinatario, a cui non resta che conservare il documento. Tuttavia, anche in questo caso, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio che permette la conservazione delle fatture, sia emesse che ricevute.

I soggetti interessati

Sono obbligati alla realizzazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche tutti i fornitori della Pubblica Amministrazione, ad esempio. Al tempo stesso, tali fornitori devono adottare la medesima procedura anche con soggetti privati e quindi sia con professionisti che società. Di conseguenza, la platea coinvolta in questa procedura risulta essere davvero ampia e variegata.

Coloro che, invece, possono essere esonerati dall'uso di tale fattura elettronica sono gli operatori rientranti nel "regime di vantaggio" (lavoratori ed imprese autonome), quelli del "regime forfettario" ed i piccoli produttori agricoli. Tuttavia, nel caso in cui la si volesse adottare, i primi due gruppi possono anche effettuare questo tipo di fatturazione elettronica.

Tutte queste nuove fatture dovranno essere obbligatoriamente fatte mediante un formato denominato FatturaPA, cioè un nuovo linguaggio XML di chiara origine elettronica che permette la regolare compilazione delle nuove fatture. 

L’emissione delle fatture ha subito radicali e significativi mutamenti nel corso degli anni: inizialmente il tutto veniva svolto mediante carta e penna a cui seguirono editor testuali e fogli di calcolo (vedi ad esempio i servizi completi offerti dal Pacchetto Office). Svolte queste operazioni, indipendentemente dall’origine, il tutto doveva essere trasmesso al cliente che, a sua volta, aveva l’obbligo di conservare tutti i documenti per almeno dieci anni. 
Tutto questo ad inizio 2019 sarò un semplice ricordo: vi sarà infatti un percorso unificato chiamato Sdl (Sistema di Interscambio) che verrà rilasciato dall’Agenzia delle Entrata. 
Questa metodologia innovativa delle fatture sarà: 

• Innanzitutto compilata con l’ausilio di un software apposito e dedicato; 
• Verranno ovviamente firmate in modo digitale mediante firma elettronica che dovrà essere apposta direttamente dal soggetto interessato oppure da un intermediario; 
• Bypassato questo step il tutto deve essere inoltrato al Sistema di Interscambio (come detto obbligatorio a partire dal 2019); 
• Ottenuto il consenso anche dello stesso Sistema di Interscambio lo stesso Sdl provvederà ad inviare il tutto alle Pubbliche amministrazioni o agli eventuali soggetti interessati. 

La nuova fatturazione elettronica...nel 2019

Esistono dei casi nei quali l’emissione della fatturazione elettronica è stata anticipata di un anno rispetto alla data effettiva di entrata in vigore. Ecco di seguito i casi: 

• Cessioni della benzina e del gasolio a soggetti aventi Partita Iva o per eventuale utilizzo come carburanti per motori; 
• Per tutte le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti in appalti di natura pubblica; 
• Per tutti gli importi superiori a 155euro; 
• Per tutti gli acquisti di beni o servizi per fini di natura personale o familiare; 
• Per tutti i viaggiatori extra UE (una parte). 

Fatturazioni, scadenze e obblighi 

Come anticipato l’emissione della fattura elettronica diverrà obbligatoria con l’avvento del nuovo anno quindi a partire dal primo Gennaio 2019. 
Intorno al mondo della fatturazione elettronica e alla nuova metodologia di emissione regna parecchio scetticismo ma, come spesso avviene, ad essere in ritardo è l’Italia. In tutto il mondo, e in quasi tutta l’Europa, la fatturazione elettronica è entrata in vigore già da svariati anni pertanto manca solo a noi adeguarci agli standard mondiali. 

Se riuscissimo ad entrare in un’ottica capace di guardare in modo schietto e obiettivo al futuro il nuovo modo di fatturazione elettronica potrebbe rappresentare una svolta per l’Italia e per l’intero sistema fiscale italiano in toto. Come è risaputo lo stesso presenta lacune di una certa rilevanza ma piano piano bisogna riuscire ad ottemperare a tali mancanze. 

La nuova legge di bilancio del Governo Conte si pone come obiettivo primario quello di riuscire a migliorare il sistema fiscale italiano. Migliorando questo a trarne benefici sono anche gli italiani e lo status economico degli stessi. Nella nuova manovra finanziare infatti si trova spazio anche per: 

• La pace fiscale: che riguarda rottamazione delle mini cartelle esattoriali contratti fino al 2010 con importo inferiore a 1000€ ma non solo; 
• La flat tax: che si occupa di andare a riformare il sistema delle Aliquote al fine di averne una solamente; 
• Il famigerato reddito di cittadinanza: è un’integrazione economico al raggiungimento della soglia dei 780euro mensili in attesa che lo Stato si premuri nel trovare un’occupazione al soggetto; 
• Canone Rai: ridotto a 90€; 
• Aiuto per i disabili: è quell’agevolazione economica che permette ad anziani e disabili di passare ad una integrazione economica che arriva a 800€. 

L’esenzione

Con questa novità ci saranno diversi campi a cui in precedenza si prestava davvero poca attenzione che diverranno più importanti per la compilazione di fatture elettroniche.

Verrà chiesto il valore esatto corrispondente all’IVA (con la motivazione).

L'esenzione IVA è fondamentale per riportare sulla fatturazione elettronica la causale relativa alle ragioni di esenzione fiscale di una determinata operazione commerciale.

Il termine più corretto sarebbe non applicabilità IVA, non molto utilizzato nel linguaggio di tutti i giorni data la difficoltà del termine. Questo termine è più giusto perchè, l’esenzione IVA, come l’esclusione IVA o la non imponibilità IVA, è un tipo di inapplicabilità.

Nella fattura elettronica, una volta segnato lo 0% di IVA da applicare, tale decisione sarà da giustificare specificando il tipo di inapplicabilità.

Per ogni tipo di inapplicabilità, c'è un codice differente da N1 a N7.

Questi termini sono tutti collegati a operazioni sottratte all’imposizione IVA ma hanno aspetti diversi.

Le operazioni non imponibili, fanno parte del campo di applicazione dell’imposta e risultano soggette agli obblighi di fatturazione e registrazione, di conseguenza concorrono alla creazione del volume d’affari, ma non sono assoggettate al tributo IVA.

Le novità del 2021 riguardo la fatturazione elettronica

Il primo gennaio del 2021 sono entrate in vigore nuove regole per quanto riguarda la fatturazione elettronica online. Questo sistema di fatturazione, infatti è entrato in vigore da poco tempo e nei prossimi anni, di conseguenza, subirà altre riforme e perfezionamenti. L’obiettivo finale, infatti, è quello di ottenere, in un futuro più prossimo possibile una dichiarazione precompilata della dichiarazione dell’iva dallo stesso sistema di interscambio.

Tra le novità più importanti apportate alla fatturazione elettronica online, troviamo alcune modifiche per quanto riguarda il tracciato XML, che vedrà l’aggiunta di alcuni codici il cui scopo è quello di descrivere una determinata tipologia di documento.

I codici saranno di due tipi:

• Codici “Tipo Documento”: il loro scopo è quello di indicare la natura burocratica del documento
• Codici natura: riferito alle fatture soggette a imposta di bollo. Infatti, per il 2021 non sarà più necessario dichiararne l’importo perché questo sarà calcolato successivamente dall’agenzia delle entrate.

Cosa succede se invio una fattura con codice natura errato?

Il codice natura deve essere presente all’interno delle fatture non soggette ad IVA, per le quali è obbligatorio di indicare il motivo della loro non imponibilità, tramite appunto il codice natura. Sono stati aggiunti diversi nuovi codici natura, rispetto allo scorso anno, di conseguenza ci sono molte più possibilità di sbagliare.

Purtroppo, il sistema che gestisce le fatture elettroniche online, non lascia spazio ad errori e sbagliare questo codice potrebbe portarvi a prendere una sanzione amministrativa.