La gestione di tutti i documenti di una casa è un impegno di non poco conto: solo chi ha quest’incombenza conosce le difficoltà di tenere in ordine tutto il materiale documentale che passa nelle nostre mani e nel nostro quotidiano per una vita intera.
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È molto difficile, se non impossibile, fare un elenco completo di tutte le “carte”, fisiche o virtuali, che passano nelle nostre case. I primi che vengono in mente sono sicuramente le bollette, e già qua ci troviamo spesso di fronte ad una molteplicità di fatture: quelle riguardanti il servizio elettrico, quelle per il telefono fisso e, da qualche decennio, anche quelle per il contratto riguardante la nostra sim per il telefono mobile, le bollette per la fornitura di gas e quelle per la spazzatura. In molte abitazioni sono presenti poi contratti riguardanti i servizi di tv a pagamento, la più famosa in Italia è la piattaforma Sky del magnate australiano Murdoch, poi quelle digitali come ad esempio Netflix. Ma non finisce qui: in un mondo in cui l’economia ci porta sempre più verso gli acquisti finanziati o a rate, sono pane quotidiano per le famiglie anche le rate riguardanti le scadenze dell’acquisto di un televisore, di un telefonino e di molti oggetti di uso comune. Per non parlare dell’acquisto di un’auto o di una casa, nel qual caso i documenti aumentano in modo esponenziale: il notaio, il mutuo ecc.
Poi ci sono le dichiarazioni dei redditi, tutte le imposte e le tasse in genere, l’assicurazione dell’auto, il bollo, dalla carta d’identità alla tessera sanitaria, dalla patente al passaporto. E chi di noi non ha mai ricevuto una multa? Una volta pagata è sempre meglio conservare gli estremi del pagamento in caso di contestazione.
L’avevamo detto, fare un elenco completo è praticamente impossibile, anche perché ogni archivio casalingo ha le proprie peculiarità.
I vantaggi di una gestione ordinata
Spesso, per superficialità o per mancanza di tempo, ci ritroviamo ad accumulare - in un cassetto, in una libreria o su una scrivania - tutto ciò di cui siamo in possesso, senza un ordine preciso, ripromettendoci magari di metterli in ordine, un giorno o l’altro. Sappiamo tutti benissimo che questo giorno non arriverà mai. O quasi. Perché poi c’è sempre il pericolo di trovarsi di fronte alla necessità di ritrovare, e anche velocemente, una di quelle carte. Purtroppo sarà seppellita in una montagna informe di carte. È quello il momento in cui ci ritroviamo a rimpiangere di non essere stati ordinati e metodici, e ad invidiare quel nostro amico o quella nostra parente che invece cataloga tutto ciò che entra in casa. Perché? Per una serie di motivi molto semplici: tenere tutto in ordine e ben catalogato ci fa risparmiare tantissimo tempo quando dobbiamo cercare qualcosa, riduce lo stress, azzera i rischi di trovarci a dover dimostrare un pagamento effettuato e non poterlo fare avendone persa l’attestazione documentale. I vantaggi sono tanti, basta solo organizzarsi.
Come archiviarli in casa
Il mondo va sempre più verso la digitalizzazione e dematerializzazione e il momento in cui il cartaceo scomparirà del tutto non è poi così lontano. Fino ad allora, tuttavia, il digitale e le “scartoffie” sono ancora destinati a coesistere. Per l’archiviazione del materiale cartaceo, è sempre consigliabile ricorrere ad una organizzazione, fisica e mentale, che ci permetta di suddividere in cartelle, faldoni e cataloghi i singoli documenti, ordinandoli e utilizzando per la classificazione i parametri che poi ci potranno essere utili in fase di ricerca: suddivisione per materia (bollette della luce, del gas, della corrente, multe, materiale riguardante l’auto, dichiarazioni dei redditi ecc.), per anno, e anche l’ordine alfabetico non è un fattore da sottovalutare per un maggior livello di ordine e facilità di ricerca.
Spazio, materiale adatto e creatività
Lo spazio di archiviazione è importante: deve essere un luogo accessibile, ma non eccessivamente in vista, un armadio, una credenza, un mobile, una cassapanca purché sia un posto unico e capiente dove custodire i documenti. Alcuni di questi hanno una durata di conservazione di molti anni prima di poterli cestinare, per questo è importante che il luogo per l’archiviazione sia capiente e univoco. Dopo aver individuato il luogo giusto, è altrettanto importante munirsi del materiale idoneo per conservarli come i raccoglitori ad anelli, le cartelline trasparenti, penne e pennarelli colorati, spillatrice e quanto altro serve per raggruppare, organizzare, dividere, etichettare. La denominazione ed etichettatura dei faldoni è il punto principale della gestione documentale, perché è opportuno raccogliere i documenti per gruppi o voci: banca, bollette o utenze, carte per l’automobile, lavoro e dichiarazione dei redditi, referti medici personali e documenti relativi alla salute, acquisti (garanzie, manuali di elettrodomestici, libretti di istruzione), della casa (lavori, di compravendita o affitto, fatture di operai e interventi di riparazione). Dopo aver effettuato una macro-divisione occorre suddividere all’interno di ciascun argomento i documenti in base agli anni (per esempio per bancari o le dichiarazioni dei redditi), ai contenuti (contratti, certificati, imposte, assicurazione, bolli, sanzioni, cedolini, stipendi, INPS, spese condominiali …) e alle tipologie di utenza (luce, gas, acqua, telefono e rispettivi contratti di attivazione). Quando si ordinano per data, i documenti si ripongono dal basso – i più vecchi – verso l’alto, i più recenti, ciascuno nella propria cartellina che riporta il contenuto.
Per agevolare la ricerca e consultazione nel tempo, con un po’ di creatività, si possono utilizzare i colori usando copertine o cartelline colorate per ciascun argomento, stampare le etichette per rendere più leggibile e ordinato l’archivio.
Strumenti digitali per la contabilità e l’archiviazione domestica
La dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione comportano la produzione dei digitali (file e scansioni), che possono essere gestiti tramite pc o smartphone utilizzando programmi idonei all’archiviazione come Excel o software idonei seppur più complessi.
L’uso dei fogli excel è il metodo più comune per la gestione documentale perché permette anche di impostare i calcoli e diverse funzioni e personalizzazioni. Chi non sa utilizzare il programma può scaricare gratuitamente dalla rete i modelli pre-impostati o il manuale di utilizzo per le personalizzazioni. Chi necessità di un vero e proprio programma per la contabilità, ve ne sono diversi tra cui “IPASE” compatibile per PC e smartphone: è un programma gratuito che richiede il codice di attivazione per l’utilizzo. Il programma è completo di molte funzioni come la possibilità di allegare i documenti digitali come le fatture (elettroniche o scannerizzate) gestire i metodi di pagamento (carte di credito, conti bancari …), impostare lo scadenzario e altre utilità.
Per maggior sicurezza, realtivamente all'archiviazione digitale è sempre meglio rivolgersi a dei professionisti, a società specializzate nel settore, come CMT, in grado di fornire moduli di archiviazione, conservazione e gestione digitale.
